Shipping Order یکی از اسناد کلیدی و ضروری در فرآیند صادرات کالا است. این سند نقش حیاتی در هماهنگی میان فرستنده، گیرنده، و شرکت حمل‌ونقل ایفا می‌کند و اطلاعات دقیقی از مشخصات محموله، مسیر حمل‌ونقل و شرایط حمل ارائه می‌دهد. تکمیل دقیق و صحیح این سند، پیش‌شرطی برای جلوگیری از هرگونه مشکل یا تأخیر در فرآیند صادرات است. در این مقاله، به ضرورت استفاده از این سند، اجزای آن و نحوه تکمیل آن می‌پردازیم.
چرا Shipping Order ضروری است؟
فرآیند صادرات به هماهنگی دقیق میان چندین طرف، از جمله صادرکننده، شرکت حمل‌ونقل و گمرک، نیاز دارد. Shipping Order به‌عنوان یک سند مرجع، این هماهنگی را تسهیل کرده و از مشکلات احتمالی جلوگیری می‌کند، این سند مجوز حمل کالا توسط مشتری به شرکت کشتیرانی محسوب میشود. دلایل اهمیت این سند عبارتند از:
اطمینان از دقت اطلاعات: اشتباه در مشخصات کالا یا مقصد می‌تواند به تأخیرهای زمانی، افزایش هزینه‌ها یا حتی بازگشت محموله منجر شود. تکمیل صحیح Shipping Order تضمین می‌کند که تمام اطلاعات با سایر اسناد مرتبط هماهنگ باشد.
رعایت قوانین و مقررات: اطلاعات درج‌شده در این سند باید با مقررات گمرکی و استانداردهای بین‌المللی مطابقت داشته باشد. این امر به جلوگیری از جریمه‌ها و موانع قانونی کمک می‌کند.
تسهیل برنامه‌ریزی حمل‌ونقل: اطلاعات دقیق این سند، شرکت‌های حمل‌ونقل را قادر می‌سازد بارگیری، تخلیه و ترخیص کالا را به‌صورت بهینه مدیریت کنند.
پیگیری و شفافیت: اطلاعات کلیدی موجود در این سند، از جمله شماره کانتینر و شماره رزرو، امکان ردیابی محموله در تمام مراحل حمل را فراهم می‌کند.
کاهش هزینه‌های غیرضروری:با ثبت دقیق اطلاعات و جلوگیری از اشتباهات، می‌توان از هزینه‌های اضافی ناشی از خطاهای انسانی یا گمرکی جلوگیری کرد.
محتوای اصلی Shipping Order
Shipping Order شامل اطلاعاتی دقیق و حیاتی است که باید با دقت تکمیل شوند. بخش‌های کلیدی آن عبارتند از:
مشخصات فرستنده و گیرنده:
Shipper: نام، آدرس، شماره تماس، و سایر اطلاعات شناسایی فرستنده.
Consignee: اطلاعات مشابه برای گیرنده کالا.
جزئیات مربوط به حمل‌ونقل:
محل دریافت کالا (Place of Receipt): مکانی که شرکت حمل‌ونقل کالا را تحویل می‌گیرد.
بندر بارگیری (Port of Loading) : بندری که کالا از آنجا به مقصد ارسال میشود.
بندر تخلیه (Port of Discharge) : بندری که کالا در آن تخلیه میشود.
شرایط رزرو (Booking Conditions) : شرایط مرتبط با حمل‌ونقل و زمان‌بندی.
مشخصات کالا:
نوع کالا (Commodity) : توضیحات کلی درباره محموله.
تعداد و نوع بسته‌بندی (Number & Type of Packages) : مانند کارتن، پالت، یا بشکه.
وزن ناخالص (Gross Weight) و حجم (Volume) : اطلاعات مرتبط با وزن و حجم محموله.
اطلاعات کانتینر:
شماره کانتینر (Container Number) : شماره یکتای هر کانتینر.
شماره پلمپ (Seal Number) : شماره مهروموم کانتینر برای اطمینان از سلامت محموله.
نوع کانتینر (Container Type) : مانند کانتینر یخچالی، استاندارد، یا تهویه‌دار.
جزئیات مالی:
محل پرداخت کرایه حمل (Freight Payment Location):
پیش‌کرایه (Prepaid): هزینه حمل در مبدا پرداخت میشود.
پس‌کرایه (Collect): هزینه حمل در مقصد تسویه میشود.
روش پرداخت (Mode of Payment): نقدی، اعتباری، یا سایر روش‌ها.
چگونه Shipping Order را تکمیل کنیم؟
جمع‌آوری اطلاعات:
قبل از پر کردن این سند، تمامی اطلاعات مربوط به کالا، کانتینر، و شرایط حمل‌ونقل را آماده کنید. این اطلاعات معمولاً از قرارداد فروش Sales Contract و Booking Confirmation و اسناد صادراتی که از گمرک دریافت کرده اید استخراج میشود.
استفاده از فرم استاندارد:
Shipping Order معمولاً توسط شرکت حمل‌ونقل ارائه میشود و دارای فرمتی استاندارد است. مطمئن شوید که از فرم صحیح استفاده می‌کنید.
ثبت اطلاعات دقیق:
تمامی اطلاعات را با دقت و بر اساس اسناد مرجع وارد کنید. دقت کنید که اطلاعات ثبت‌شده با اسناد دیگر مانند پروفرما اینویس (Proforma Invoice) و لیست بسته‌بندی (Packing List) هماهنگ باشد.
بازبینی و تأیید:
قبل از ارسال Shipping Order به شرکت حمل‌ونقل، آن را یک‌بار دیگر بررسی کنید تا از صحت اطلاعات اطمینان حاصل شود.
ارسال به شرکت حمل‌ونقل:
پس از تأیید نهایی، Shipping Order را به شرکت حمل‌ونقل ارسال کنید تا مراحل بعدی آغاز شود.
نکات تکمیلی
در صورت بروز هرگونه تغییر در جزئیات محموله، به‌سرعت این تغییرات را به شرکت حمل‌ونقل اطلاع دهید.
برای جلوگیری از اشتباهات، از تیم متخصص در تکمیل این سند کمک بگیرید.
همواره یک نسخه از Shipping Order را برای پیگیری‌های آتی نزد خود نگه دارید.
Shipping Order یک سند ضروری و حساس در فرآیند صادرات است که ارتباط و هماهنگی میان فرستنده، گیرنده، و شرکت حمل‌ونقل را تضمین می‌کند. اگرچه ممکن است تکمیل آن در ابتدا پیچیده به نظر برسد، با رعایت مراحل و دقت در ثبت اطلاعات، می‌توان این فرآیند را ساده و بی‌دردسر کرد.
در این ویدیوی آموزشی، مراحل تکمیل Shipping Order را به‌صورت گام‌به‌گام بررسی کرده‌ایم. برای مشاهده، روی لینک کلیک کنید و اگر سؤالی دارید، با تیم حرفه‌ای کشتیرانی آریان در ارتباط باشید!
شما همچنین میتوانید از خدمات آریان مانند حمل بار به آفریقا ، حمل دریایی، ارسال بار به استرالیا و … بهره مند شوید.
تلفن: 021-88772294
واتس‌اپ: 09036817770
ایمیل: marketing@arianline.com
